Една от най -важните отговорности, които има малкият бизнес, е да плаща на служителите си точно и навреме.
В миналото извършването на заплати беше щателен процес, който изискваше служителите на HR да проследяват таблиците на служителите, да изчисляват часовете за извънреден труд или да преобразуват минути в часове.
Цените време и ресурси бяха изразходвани, за да се гарантира, че се спазват законите и работниците са изплатени правилно.
Въпреки че някои продължават да използват традиционните методи за проследяване на часове и провеждане на заплати, други са използвали по -модерен подход.
Системите за посещаемост на времето позволяват на работниците да въвеждат и управляват собствените си часове, премахвайки тежестта на работодателя.
С оптимизиране на процеса на посещаемост предприятията спестиха пари, повишена производителност и подобриха спазването на законите за труда.
Ето всичко, което трябва да знаете за часовниците на служителите и как организациите могат да ги използват в своя полза.
Какъв е часовникът на служителя?
Системата за часовник на служителите е aустройствоТова записва началните и крайните времена за почасови служители на работното място. В зависимост от вида на софтуера за проследяване на времето, работниците могат да пробият през приложение за часовник или на конзола на работното място.
Punch - в данните се интегрира автоматично със софтуерна система за заплати, която се използва от служителите на HR, за да плащат на служителите за отработени часове. Целта на софтуера на часовника на Time е да проследява и документира посещаемостта, за да поддържа точността на заплатите.
Има пет различни вида часовници, включително -
1. Часовници за ударната карта
Служителите поставят хартиена карта в машина при пристигане и напускане на работа. Машината подпечатва датата и часа на картата, за да посочи начален и краен час.
Поради своята простота, тези часовници се прилагат най -често от малки предприятия, които не наемат отдалечени работници.
2.Цифров часовник
С цифров часовник, вместо да инжектират перфорирана карта, работниците прекарват карта с магнитна лента през машина. Машината автоматично проследява удара - в дата и час за по -късна употреба от служителите на заплатите.
Електронният тъчпад е друг вид цифров часовник, който не изисква служителите да се държат на карта. Вместо това работниците поставят личен код в машина, който автоматично запазва удара - в данните.
3. Софтуер за времева станция
Софтуерът на Time Station позволява на работниците да часовник и излизат през компютър. Служителите използват един конкретен компютър за всички удари - ins.
Или предприятията могат да интегрират софтуера с персонален компютър, за да позволят на служителите да влязат в времето на техните индивидуални работни станции.
Полза за софтуера на станцията на Time е, че данните от времето могат да бъдат интегрирани със софтуерна система за заплати, което улеснява провеждането на заплати по -късно.
4. Часовници за пръстови отпечатъци
Биометричните времеви часовници идентифицират човек чрез индивидуални човешки черти, като пръстов отпечатък.
Служителите поставят пръста си върху скенер, който идентифицира човека, като съответства на върха на пръста с съхранено изображение Pre - в база данни. Ако има точно съвпадение, часовникът на часовника прави забележим благодарствен звук.
Часовете за биометрични отпечатъци на пръстови отпечатъци предотвратяват пробиването на приятел или измама, тъй като пръстовият отпечатък е невъзможен за дублиране.
Друго предимство е, че служителите вече не трябва да се притесняват да запомнят код или случайно да забравят ударната си карта у дома. Трудно е да забравиш част от тялото!
5. Ръчни ударни часовници
Часовникът за ръчен удар е друга форма на биометрична система за удостоверяване. Вместо пръстов отпечатък, тези видове часовници използват дланта на ръка, за да удостоверят самоличността на работника.
Скенер съвпада с част от дланта с Pre -, съхранявано изображение на базата данни, за да провери работника. Подобно на часовниците за пръстови отпечатъци, тези видове устройства също са полезни за предотвратяване на пробиване на приятел и измама.
Защо часовниците са важни?
Работници, които използват aустройство за поддържане на времетоИмайте точно представяне на това, когато денят им започва и завършва.
Работодателите ще знаят точно кога член на екипа предстои за обяд или почивка и кога трябва да се върне. Това гарантира, че членовете на екипа не са помолени да работят повече, отколкото се предполага.
Ефективната софтуерна система за време също гарантира, че всички работят, когато се предполага. Мениджърите могат да използват Punch - в данните като доказателство, за да се изправят срещу онези, които постоянно закъсняват или приемат прекомерно дълги обеди. Това ще помогне за увеличаване на нивата на производителност и ефективност във времето.
Clock - в данните се интегрира автоматично със софтуерна система, което прави много по -просто за HR чиновниците да провеждат заплати. Интеграцията на заплатите улеснява спазването на трудовите закони, тъй като има данни, които да докажат, че служителите работят правилния брой часове и съответно се плащат.
Как са полезни часовниците?
Времевите часовници предлагат няколко предимства за бизнеса, включително -
1. Спестява време и пари
Автоматично събира данни и извършва изчисления -, тъй като Punch - в данните автоматично се събира и изчислява, служителите на HR прекарват по -малко време за проверка на часове и сортиране чрез табла.
Осигурява по -малко място за човешка грешка - Ръчно преобразуване на минути в часове и оценката на извънредния труд е щателен процес, който е лесен за погрешно изчисляване.
Неточните изчисления струват на бизнеса до 7% от общите им разходи за заплати. Това също води до повече работа за изменение на грешката в по -късна заплата.
Софтуерът на часовника с време елиминира възможностите за човешка грешка и спестява пари, като автоматично извършва всички необходими изчисления.
Минимизира измамата
Служителите вече не могат да помолят приятел да се включи за тях, когато използва устройство за часовник. Някои софтуер за поддържане на времето се интегрират с GPS, за да се уверят, че работниците са там, където трябва да бъдат при пробиване.
Това също ще спести пари, като гарантира, че предприятията плащат точно това, което дължат на правилния човек.
Улеснява проследяването на разходите за труд
Бизнесът може да види кои служители работят най -голям брой часове и кои области на труда са най -скъпите.
Софтуерът на часовника Time също показва кой използва най -много извънреден труд за завършване на работата и как тези разходи се натрупват и сравняват с индустриалните стандарти.
Бизнесът може да взема по -информирани решения дали да наеме повече работници или да се изправи срещу служител, който е по -малко продуктивен, отколкото трябва да бъде.
2. Увеличава производителността и ангажираността на служителите
Времевите часовници също подобряват нивата на производителността и ефективността, като същевременно увеличат максимално морала на служителите. Има няколко причини за това, като -
Работодателите имат незабавен достъп до данни за заплати - устройства за поддържане на времето дават на бизнеса незабавен достъп до данни и отчети, които демонстрират многократно закъснение или прекомерни отсъствия.
Като бъдем информирани, е по -лесно да се справят с проблемите на посещаемостта и да се увеличи производителността.
Мениджърите могат да предотвратят отсъствията
Отсъстващите причиняват постоянни прекъсвания в потока на деня - до - дневни операции. Времевите часовници улесняват работодателите да проследяват работниците, които са склонни да се обаждат редовно. Работодателите могат да работят с тези лица, за да предотвратят и сведат до минимум бъдещите отсъствия.
Времевите часовници помагат за подобряване на културата на компанията
Когато има поток от служители, които се отказват от работата, има предположение, че ръководството е разпуснато. Персоналът ще приема работата си по -малко сериозно и не се притеснява да се обади в болни.
Времевите часовници улесняват справяне с проблемите на посещаемостта и намаляване на отсъствията, като спомага за подобряване на морала. Това ще намали проблемите с посещаемостта, като същевременно подобри нивата на производителността.
Какви са правилата за часовник на служителите?
TheЗакон за справедливите стандарти за труд(FLSA) разрешава набор от правила за часове на служителите, извънреден труд и заплащане. Ето важните разпоредби и правила, които трябва да следвате -
1. Време за проследяване
FLSA позволява на работодателите да проследяват времето по всякакъв начин, по който желаят, докато записите са точни. Опциите включват -
Биометрично часовник -Всеки метод, който използва биометричен скенер за проследяване на удара - в данни на всеки работник
Класиране на близост -Система, която използва различни методи като ударни карти или значки за самоличност за управление на времето на служителите
PC Clocking -Служителите могат да използват софтуер, за да запишат времето си на персонален компютър
SMS Clocking -Това осигурява начин за часовник чрез текстови съобщения
2. Закръгляне
FLSA позволява на работодателите да закръглят броя на протоколите на служителите, а не да запишат точния брой отработени минути.
Предприятията могат да измерват времето за 10 минути стъпки и след това да се закръглят нагоре или надолу в зависимост от това колко близо е числото до проследяването на прираст.
Например, ако човек е работил 7 часа и 58 минути, 58 -те ще закръглят до 60. Това означава, че служителят е работил общо 8 часа.
3. 7-минутната регулация
Повечето предприятия проследяват времето на интервали от 10 до 15 минути. За стъпки от 15 минути 7 минути е прекъсването да се закръгли. За 8 или повече минути работодателят ще се закръгли.
Например, ако работи 4 часа и 6 минути, работодателят може да закръгли до 4 часа отработени. Ако работи 4 часа и 12 минути, работодателят може да закръгли до 4 часа и 15 минути.
Защо правилата за часовник на служителите са важни?
Прилагането на ефективни правила за поддържане на времето е от съществено значение заспазванес държавни и федерални закони и разпоредби. Използването на времеви часовник ще сведе до минимум шанса за нарушаване на едно от тези правила.
Не - освободените служители са тези, които работят по час график. Предприятията са длъжни да проследяват часовете си и почивки и да ги компенсират за всички отработени часове за извънреден труд.
Тъй като служителите не се развиват различни часове, използването на устройство за поддържане на времето помага да се управлява точно времето им.
Проверете дали държавата е приела закони за прогнозиране на планирането, които изискват предприятията да дават напреднало известие за всякакви промени в графиците на не - освободени служители.
Също така е от съществено значение да се гарантира, че е налице добра система за поддържане на времето, тъй като промените в графика могат да направят по -предизвикателство за ръчно проследяване на времето.
Часово не - освободените служители имат право да плащат в определени държави, ако са на - обаждане. Това, че е на -, означава, че служител е на разположение за работа и чака работодателят да се свърже с него/нея да влезе.
В определени състояния те се компенсират, тези на - се компенсират, дори ако не са извикани на работа. За персонала на HR може да е трудно да проследи времето на - да се обажда на служители, които всъщност не са на работното място.
Внедряването на система за часовник помага да се спазват всички държавни разпоредби, тъй като на - работниците на обажданията могат просто да управляват собственото си време чрез своя мобилен телефон или личен компютър.
Правилата на FLSA диктуват, че работниците, които не са изключени
Бизнесът е отговорен за осигуряването на служители, които не са изключени, че работят извънредно, се изплащат точно. Използването на времеви часовник за управление на часовете за извънреден труд ще свали натиска на служителите на HR и ще предотврати нарушаване на всички трудови закони.
Как да управлявате времето и посещаемостта на служителите
Ето най -добрите практики за управление на времето и посещаемостта на служителите на работното място -
1. Проблеми от отсъствията от отсъствия
Определете кои проблеми от отсъствията съществуват, защо те съществуват и най -добрите решения за разрешаване на повторни проблеми.
Използвайте цялостен подход, който изследва историческия удар - в данните, специфичните проблемни области и отделите, които имат най -високи нива на отсъствия.
2. Стратегизиране за намаляване на отсъствията
След като първопричината за отсъствия се изследва и анализира, прилагайте стратегии за борба с проблема. Ето най -добрите практики -
Предприемете дисциплинарни действия- Инструктирайте HR отдела да наблюдава отсъствията и да прилагат дисциплинарни мерки, когато е необходимо.
Изискват проверка на болестта- След 2 дни изисквайте работниците да покажат бележка на лекар, за да проверят болестта. Това ще попречи на служителите да извикат болни, освен ако няма медицински одобрена причина за това.
Използвайте платеното времеИзвън банките- Платеното време от банките дава на работниците определена сума от дни за болест, ваканция или други цели. Използването на платено време на банката позволява на служителите да използват своята преценка, за да отделят време - изключени заявки.
Награди, съвместими с служители- Прилагайте болен - Оставете стимулиращата политика, когато паричните бонуси се дават на тези, които имат минимално отсъствие. Това ще повиши нивата на производителност, като същевременно създава фирмена култура, която насърчава работниците да спазват правилата.
Включете уелнес програма- Тъй като има връзка между болестта и отсъствията, прилагането на уелнес програма може да бъде полезна идея. Ако е възможно финансово, предлагайте членство във фитнеса или предоставете списък с ресурси на работниците, които насърчават здравословния начин на живот.
Защо проследяващият проследяващ служител има значение
Ефективният часовник и софтуер за посещаемост на служителите може да оптимизира работата, да спести пари и да насърчи успеха на компанията. Етоважни причиниЗащо проследяващ проследяване на посещаемост -
Доказва способността за справяне с проблемите на посещаемостта
Важно е да се уверите, че всякакви политики, свързани с времето за прекъсване или болни дни, не се злоупотребяват.
Наличието на ефективна система за поддържане на времето ще помогне на управлението да се справи с всички постоянни проблеми със съответните хора.
Позволява на работодателите да настанят отдалечени работници
Използването на устройство за проследяване на служителите управлява времето на отдалечени работници и налага отчетността, без да е прекалено ограничаващо.
Фирмите, които искат да спестят пари, като наемат отдалечени работници, могат да бъдат сигурни, че производителността няма да бъде засегната.
Осигурява точност на заплатите
Системата за управление на посещаемостта е особено полезна за поддържане на точността на заплатите. Той предотвратява случайно надплащане или недоплащане на не - освободени почасови служители, тъй като часовете се изчисляват точно така, както се въвеждат.
Насърчава събирането на реални данни за производителността на времето
Използването на надежден метод за събиране на реално - информация за посещаемостта на времето показва кой е продуктивен и кой не.
Точният поглед върху нивата на производителност улеснява наемането и планирането според нуждите на всеки отдел.
С течение на времето това може да спести пари, защото предприятията ще наемат и планират въз основа на надеждни данни за производителността, а не само на инстинкт.
Опростени задължения за заплати на HR
Устройствата за поддържане на времето позволяват на работника да проследи собственото си време, вместо да разчита на един или два служители на заплатите, за да управлява цялата задача.
Предоставя доказателство в случай на съдебно дело
Времевите устройства събират точен часовник - в данни, които се оказват полезни в случай на дело или одит от IRS.
Тази информация може да бъде използвана като доказателство в случай, че бивш служител се опита да съди за загубени заплати или ако държавата твърди, че няма - спазване на разпоредбите на FLSA.
Заключение
Ето основните предприемачи за запомняне на системите за управление на времето.
Изберете правилната система за управление на времето- Решете кое устройство е оптимално за нуждите на компанията. Опциите включват часовника на Punch Card, цифров часовник, софтуер за времева станция, часовник за пръстови отпечатъци или ръчен удар.
Помнете причините за използването на часовници във времето- Времевите часовници предоставят точно представяне на работещи часове, като същевременно се управлява точно информация за заплатите за персонала на HR.
Изследвайте ползите- Системите за управление на времето спестяват време, пари, увеличаване на производителността и засилване на морала на работното място.
Познайте и спазвайте правилата на FLSA- Правила за изследване на FLSA заедно с държавните разпоредби, за да се гарантира, че всички закони се спазват.
Стратегизиране, за да се предотврати отсъствията- Прилагайте политики, които насърчават посещаемостта. Например, въведете дисциплинарни мерки за повтарящи се нарушители, включете уелнес програма или се изисква проверка на болестта.
Знайте защо използването на система за поддържане на времето има значение- Сред другите предимства системата за управление на времето увеличава точността на заплатите, подобрява производителността, осигурява обратно - нагоре часовник - в данните и оптимизира HR работа.
