Като доставчик на часовници за перфориране съм участвал в безброй програми за обучение на нашите клиенти. През годините научих какво работи и какво не, когато става въпрос за обучение на служителите как да използват ефективно тези устройства за отчитане на времето. В тази публикация в блога ще споделя какво мисля, че трябва да бъде включено в тренировъчната програма за часовник за удар.
Въведение в часовниците Punch Time
На първо място, от съществено значение е да дадете на обучаемите ясно разбиране за това какво представляват часовниците за време на удар и защо са важни. Можете да обясните, че тези устройства се използват за точно записване на работните часове на служителите, което е от решаващо значение за обработката на заплатите, спазването на трудовото законодателство и цялостното управление на работната сила.
Обикновено започвам с показване на някои примери за нашите различни модели. Например, имамемашина за записване на време с LCD. Този е страхотен, защото LCD екранът улеснява служителите да виждат часа и подробностите за удара. Освен това е настолен модел, така че е удобен за поставяне в офиса.
След това, това еЧасовник Bundy Clock Time Recorder с вградена батерия. Този тип е наистина надежден, дори ако има прекъсване на захранването, благодарение на вградената батерия. Това е класически дизайн, който много фирми все още предпочитат.
И да не забравямеЗаписващо устройство за време за перфориране на цифрова карта с 4 колони. Този позволява по-подробно записване на времето със своите четири колони, което може да бъде наистина полезно за проследяване на различни видове работа или почивки.
Как да използвате часовника Punch Time
След като обучаемите разберат какво представляват часовниците за ударно време, е време да им покажете как да ги използват. Тази част от обучението трябва да бъде практическа, доколкото е възможно.
Винаги започвам с основните стъпки на набиване навътре и навън. За повечето от нашите модели това е толкова просто, колкото поставяне на карта за време или използване на ключова карта, скенер за пръстови отпечатъци или ПИН код. Демонстрирам всеки метод, като се уверявам, че посочвам всички специални функции или изисквания.
Например при скенерите за пръстови отпечатъци казвам на обучаемите да се уверят, че пръстите им са чисти и сухи за точно сканиране. И когато става дума за използване на ПИН кодове, подчертавам колко е важно те да бъдат поверителни, за да се предотврати кражба на време.
Също така покривам какво да правя, ако има проблем. Може би картата за време е заседнала или скенерът не работи. Обучавам стажантите как да отстраняват тези често срещани проблеми и с кого да се свържат, ако не могат да го поправят сами.
Значението на точното отчитане на времето
Не е достатъчно просто да научите служителите как да използват часовника за време; те също трябва да разберат защо точното отчитане на времето е толкова важно. Харесва ми да използвам примери от реалния живот, за да накарам тази гледна точка.
Казвам им как неточното отчитане на времето може да доведе до грешки във ведомостта. Например, ако служител забрави да въведе или извади, може да не получи заплащане за всички часове, които е работил, което може да бъде наистина разочароващо. От друга страна, ако някой се намеси за колега, който всъщност не е там, това е форма на кражба на време, която може да струва на компанията много пари.
Споменавам и спазването на трудовото законодателство. Много държави имат строги правила за това как се записват работните часове и неспазването на тези правила може да доведе до солидни глоби за компанията. Така, като спазват точен час, служителите не само помагат на себе си, но и защитават бизнеса.
Запис - водене и отчитане
Друг важен аспект от обучението е обучението на служителите относно воденето на документация и отчитането. Обяснявам, че данните, събрани от часовника на punch time, се използват за различни цели, като например генериране на отчети за заплати, проследяване на присъствието и анализиране на производителността на работната сила.
Показвам им как да получат достъп до собствените си записи на времето, ако имат нужда. Някои от нашите по-усъвършенствани модели имат онлайн портали, където служителите могат да влязат и да видят своите времена за работа, отработени часове и всички натрупани отпуски. Това може да им бъде наистина полезно да следят собствените си работни графици.
Говоря и за това как компанията използва тези записи. Например, мениджърите могат да използват данните, за да идентифицират модели на отсъствия или закъснения и да предприемат подходящи действия. А отделът за заплати разчита на точни записи на времето, за да изчисли правилно заплатите.
Сигурност и поверителност
В днешната цифрова ера сигурността и поверителността са основни проблеми. Уверявам се, че разглеждам тези въпроси в програмата за обучение.
Обяснявам, че информацията, събрана от часовника за време, като пръстови отпечатъци, ПИН кодове и записи на време, е защитена. Нашите системи използват криптиране и други мерки за сигурност, за да предпазят тези данни от неоторизиран достъп.
Също така напомням на служителите за собствената им отговорност да защитават личната си информация. Например, те никога не трябва да споделят своите ПИН кодове или да оставят картите си за работно време там, където другите имат достъп до тях.
Последващи действия и подсилване
Обучението не приключва след първоначалната сесия. Важно е да се свържете със служителите, за да се уверите, че използват часовника за време на удар правилно и да отговорите на всички нови въпроси или притеснения.
Препоръчвам да имате кратко опреснително обучение на всеки няколко месеца. Това може да бъде бърз преглед на ключовите точки, както и възможност за въвеждане на нови функции или промени в системата.
Мениджърите също трябва да бъдат нащрек за признаци на неправилно отчитане на времето. Ако забележат, че служител постоянно прави грешки, те трябва да проведат индивидуален разговор, за да предоставят допълнителни насоки.
Заключение
Една добре разработена програма за обучение по часовник с перфоратор е от съществено значение, за да се гарантира, че служителите използват правилно тези устройства и че компанията се възползва от точното отчитане на времето. Покривайки темите, които споменах по-горе, можете да помогнете на вашите служители да разберат важността на системата, как да я използват ефективно и ролята им в поддържането на нейната цялост.
Ако се интересувате да научите повече за нашите часовници за време на удар или да създадете програма за обучение за вашия бизнес, ще се радвам да поговорим. Можем да обсъдим вашите специфични нужди и да намерим най-добрите решения за вас.
Референции
- Общи познания от дългогодишен опит като доставчик на часовници за перфориране.
- Най-добрите практики в индустрията за отчитане на времето и управление на работната сила.